HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM TUYỂN SINH
ĐIỂM TIẾP NHẬN HỒ SƠ
I. Chức năng “Hệ thống”
Chức năng này cho phép người dùng thiết lập các thông số cho điểm tiếp nhận hồ sơ thí sinh.
1. Tạm thoát.
Cho phép người dùng thoát khỏi phiên làm việc nhưng không tắt chương trình. Sau khi tạm thoát người dùng muốn đăng nhập vào phiên làm việc chọn vào “Đăng nhập”. Tại đây chỉ cần nhập mật khẩu cho tài khoản đang sử dụng.
2. Đổi mật khẩu.
Để đảm bảo tính bảo mật cho người dùng bắt buộc người dùng đổi mật khẩu sau khi đăng nhập lần đầu tiên. Mật khẩu phải được giữ bí mật tuyệt đối.
Yêu cầu của mật khẩu ít nhất 8 kí tự trong đó:
- Có chữ in hoa (A,B,C,D,…);
- Có chữ cái in thường (m, n, p, q,…);
- Chữ số (0, 1, 2,…,9);
- Kí tự đặc biệt (*, #, @, !...).
Giao diện đổi mật khẩu như sau:
Người dùng nhập mật khẩu hiện thời vào ô “Mật khẩu cũ” tiếp theo nhập mật khẩu mới vào ô “Mật khẩu mới” và xác nhận mật khẩu mới tại ô “Nhắc lại mật khẩu”.
Sau khi nhập xong nhấn vào nút “Cập nhật” để đổi mật khẩu. Khi xuất hiện thông báo “Đổi mật khẩu thành công” thì thao tác đổi mật khẩu hoàn tất. Người dùng nhấn vào nút “Đóng” để thoát khỏi hộp thoại đổi mật khẩu.
3. Thiết lập thông số
Chức năng cho phép người dùng thay đổi lại thông tin cho phù hợp với đơn vị.
Để thay đổi thông tin người dùng kích đúp chuột vào nội dung cần thay đổi sau đó nhập thông tin cần thay đổi tại ô “Giá trị”. Sau khi nhập nội dung cần thay đổi nhấn vào nút “Cập nhật” để thay đổi thông tin.
4. Thiết lập máy in.
Cho phép người dùng chọn máy in mặc định. Việc chọn máy in mặc định là bước bắt buộc phải có để máy tính tự động in phiếu nhận hồ sơ thí sinh.
5. Cập nhật thông tin người dùng.
Để đảm bảo tính bảo mật người dùng cần thiết lập thông tin và đổi mật khẩu sau khi đăng nhập lần đầu tiên. Giao diện cập nhật thông tin người dùng như sau:
Tên đăng nhập: Đây là tên do hệ thống quy định cho tài khoản quản trị của điểm tiếp nhận hồ sơ, người dùng không thay đổi được tên này.
Tên người dùng: Người dùng nhập họ và tên đầy đủ.
Chức vụ: Nhập chức vụ người dùng tại đơn vị.
Điện thoại: Số điện thoại người dùng.
Địa chỉ email: nhập địa chỉ email của người dùng.
Mật khẩu: (Giống như yêu cầu mật khẩu khi thay đổi lần đầu tiên)
Sau khi nhập xong nhấn vào nút “Cập nhật” để thay đổi thông tin người dùng. Khi xuất hiện thông báo “Đã cập nhật dữ liệu” thì cập nhật thông tin người dùng hoàn tất. Người dùng nhấn vào nút “Đóng” để thoát khỏi hộp thoại cập nhật thông tin người dùng.
II. Tuyển thẳng.
Chức năng tuyển thẳng cho phép người dùng nhập thông tin của thí sinh đăng kí xét tuyển thẳng.
1. Nhập hồ sơ đăng ký tuyển thẳng
Để thêm thí sinh đăng ký tuyển thẳng người dùng nhấn vào nút “Thêm hồ sơ” sau đó nhập thông tin vào các ô tương ứng.
- Mã phiếu: Được nhập và từ đơn được đánh mã trước. (mã phiếu tồn tại duy nhất)
- Họ và tên: Nhập chữ in thường, phần mềm tự động chuyển đổi mỗi chữ cái đầu thành chữ in hoa đúng quy cách.
- Giới tính: Nếu là nam nhập “0”, nữ nhập “1”
- Dân tộc: Nhập mã dân tộc của thí sinh, nếu là dân tộc Kinh nhập “KI”, đối với những dân tộc khác có thể tra trong “Danh mục” phần “Dân tộc”.
- Nơi sinh: Đối với thí sinh sinh tại Việt Nam nhập tên tỉnh, thành hoặc mã tỉnh thành tra cứu tại phần “Danh mục”. (Ví dụ: HP à Hải Phòng, QNI à Quảng Ninh,…). Đối với thí sinh sinh ở nước ngoài nhập tên quốc gia (Hàn Quốc, Nhật Bản, Mỹ,…).
- Lớp: Nhập tên lớp 9 của học sinh. (9A1, 9D6,…)
- Trường THCS: Nhập mã trường thí sinh đang học lớp 9, tra cứu mã trường tại phần “Danh mục”, “Trường THCS”. Đối với thí sinh tự do tại phần mã trường nhập 9999.
- ĐTB cả năm: Điểm trung bình các môn cả năm lớp 9.
- ĐTB Toán: Điểm trung bình Toán cả năm lớp 9.
- ĐTB Văn: Điểm trung bình Ngữ văn cả năm lớp 9.
- Diện tuyển thẳng: Diện học sinh khuyết tật chọn “Diện 1”, đối với học sinh có thành tích trong các kì thi được chấp nhận kết quả để xét chọn “Diện 2”. Đối với thí sinh “Diện 2” lựa chọn giải tương ứng tại ô “Giải”. Đối với thí sinh có nhiều giải chọn giải cao nhất để làm điều kiện xét tuyển.
- Ghi chú: Nhập nội dung diện xét tuyển thẳng (không viết tắt): VD: Học sinh khuyết tật; học sinh đạt giải nhất cuộc thi Khoa học, Kỹ thuật cấp Quốc gia dành cho học sinh Trung học cơ sở và Trung học phổ thông.
- Đăng kí nguyện vọng xét tuyển: Đối với thí sinh thuộc “Diện 1” chỉ có duy nhất 1 nguyện vọng xét tuyển nhập tại “NV 1”. Đối với thí sinh “Diện 2” thí sinh được đăng kí tối đa 6 nguyện vọng vào các trường THPT công lập. (Tra cứu mã nguyện vọng xét tuyển – Trường THPT tại mục “Danh mục”).
Nếu muốn chỉnh sửa, bổ sung thông tin thí sinh đăng kí xét tuyển thẳng người dùng chọn vào dòng thông tin của thí sinh rồi nhấn vào nút “Sửa hồ sơ”. Nếu đối tượng không rõ nội dung thông tin có thể tra cứu trong phần danh mục.
2. In danh sách thí sinh đăng kí tuyển thẳng.
Cho phép người dùng in ra danh sách các thí sinh đăng kí tuyển thẳng của điểm tiếp nhận để nộp về Phòng GD&ĐT.
3. Xem danh sách đăng kí tuyển thẳng.
Cho phép người dùng xem danh sách thí sinh đăng kí tuyển thẳng (trên máy tính).
4. Chỉ tiêu tuyển sinh.
Cho phép người dùng xem thông tin tuyển sinh của các trường THPT.
III. Đăng kí dự thi.
1. Nhập, sửa hồ sơ đăng kí dự thi.
Nhập sửa thông tin thí sinh có 4 nội dung.
- Thông tin thí sinh
- Sơ tuyển thi chuyên
- Đăng kí môn thi chuyên
- Nguyện vọng xét tuyển
Đối với thí sinh không thi chuyên người dùng chỉ nhập dữ liệu vào nội dung thông tin thí sinh và không chọn vào mục thi chuyên.
Để thêm thí sinh đăng kí dự thi người dùng nhấn vào nút thêm mới rồi nhập các thông tin thí sinh vào các ô tương ứng.
1.1. Thông tin hồ sơ thí sinh.
- Mã phiếu: Được nhập và từ đơn được đánh mã trước. (mã phiếu tồn tại duy nhất)
- Họ và tên: Nhập chữ in thường, phần mềm tự động chuyển đổi mỗi chữ cái đầu thành chữ in hoa đúng quy cách.
- Giới tính: Nếu là nam nhập “0”, nữ nhập “1”
- Dân tộc: Nhập mã dân tộc của thí sinh, nếu là dân tộc Kinh nhập “KI”, đối với những dân tộc khác có thể tra trong “Danh mục” phần “Dân tộc”.
- Nơi sinh: Đối với thí sinh sinh tại Việt Nam nhập tên tỉnh, thành hoặc mã tỉnh thành tra cứu tại phần “Danh mục”. (Ví dụ: HP à Hải Phòng, QNI à Quảng Ninh,…). Đối với thí sinh sinh ở nước ngoài nhập tên quốc gia (Hàn Quốc, Nhật Bản, Mỹ,…).
- Lớp: Nhập tên lớp 9 của học sinh. (9A1, 9D6,…)
- Trường THCS: Nhập mã trường thí sinh đang học lớp 9, tra cứu mã trường tại phần “Danh mục”, “Trường THCS”. Đối với thí sinh tự do tại phần mã trường nhập 9999.
- Thi chuyên: Đánh dấu vào mục “Thi chuyên” nếu thí sinh có đăng kí thi chuyên.
- Diện ưu tiên:
- ĐTB cả năm: Điểm trung bình các môn cả năm lớp 9.
- ĐTB Toán: Điểm trung bình Toán cả năm lớp 9.
- ĐTB Văn: Điểm trung bình Ngữ văn cả năm lớp 9.
- Ngoại ngữ: Đối với thí sinh thi ngoại ngữ nào nhập các giá trị tương ứng với các ngoại ngữ như sau:
1 –Tiếng Anh; 2 –Tiếng Nga; 3 –Tiếng Pháp; 4 –Tiếng Trung;
5 – Tiếng Nhật; 6 – Tiếng Hàn; 7 – Tiếng Đức.
Để tiện cho cập nhật thông tin thí sinh dự thi phiên bản mới của phần mềm có bổ sung chức năng lấy dữ liệu trong CSDL Ngành, Trước khi thực hiện việc thêm mới hồ sơ chúng ta kích chọn nút CSDL trên thanh công cụ sau đó thực hiện thêm mới, Danh sách học sinh lớp 9 của trường sẽ được hiển thị. Kích đúp chuột vào học sinh cần thêm mới các thông tin cơ bản( Ví dụ : Mã định danh, Họ tên.v.v..) sẽ được tự động điền vào.
- Thi chuyên: Với thí sinh có đăng kí thi chuyên cán bộ tuyển sinh nhấn vào checkbox thi chuyên để nhập thông tin sơ tuyển thi chuyên, với thí sinh không đăng kí thi chuyên không cần chọn vào checkbox thi chuyên và không cần nhập thông tin tại nội dung sơ tuyển thi chuyên.
1.2. Sơ tuyển thi chuyên
- Xếp loại tốt nghiệp THCS: Nhập mã xếp loại tốt nghiệp THCS của thí sinh. (G = “Giỏi”, K = “Khá”, TB = “Trung bình”)
- Kết quả xếp loại học lực, hạnh kiểm 4 năm THCS: Nhập mã xếp loại học lực, hạnh kiểm của thí sinh trong 4 năm học THCS vào các lớp tương ứng. (Học lực: G = “Giỏi”, K = “Khá”, TB = “Trung bình”; hạnh kiểm: T = “Tốt”, K = “Khá”, TB = “TB”).
(Người dùng có thể sử dụng chức năng nhập kết quả học tập để nhập dữ liệu theo lớp một cách nhanh hơn.)
- Kết quả giải học sinh giỏi: Nhập số lượng giải học sinh giỏi của thí sinh vào mỗi giải tương ứng.
- Đăng kí môn thi chuyên: Thí sinh được đăng kí các môn thi chuyên không trùng lịch với nhau.
- Đăng kí nguyện vọng xét tuyển: Nhập mã trường có nguyện vọng xét tuyển đối với thí sinh thi đại trà và mã lớp đối với thí sinh thi chuyên và có nguyện vọng xét tuyển vào lớp chuyên. (Thí sinh được đăng kí nhiều nhất 02 nguyện vọng vào các trường THPT đại trà và 05 nguyện vọng vào các lớp chuyên đối với thí sinh có đăng kí dự thi chuyên). Quy ước khi nhập mã các trường, lớp cách nhau bởi dấu cách. Mã trường, lớp tra trong phần “Danh mục”/“DM Nguyện vọng xét tuyển”. (VD: Thí sinh có đăng kí thi toán chuyên, nguyện vọng Tin chuyên và 02 nguyện vọng vào trường THPT đại trà là THPT Ngô Quyền và THPT Mạc Đĩnh Chi theo thứ tự nguyện vọng như sau)
TT nguyện vọng
|
Tên trường, lớp
|
Mã nhập
|
1
|
Toán chuyên
|
71
|
2
|
THPT Ngô Quyền
|
20
|
3
|
Tin chuyên
|
75
|
4
|
THPT Mạc Đĩnh Chi
|
19
|
Trên phần mềm người dùng nhấn vào nút Add có biểu tượng rồi nhập các giá trị tương ứng như sau: 71 20 75 19
Sau khi nhập xong người dùng nhấn vào nút “Cập nhật”.
Để chỉnh sửa thông tin thí sinh người dùng chọn vào dòng chứa thông tin thí sinh cần chỉnh sửa rồi nhấn vào nút “Sửa dữ liệu”.
Để xóa thông tin thí sinh cũng tương tự như việc sửa thông tin nhưng thay vì nhấn vào nút “Sửa dữ liệu” thì người dùng nhấn vào nút “Xóa hồ sơ”.
2. In danh sách đăng kí dự thi
Chức năng này cho phép người dùng in ra danh sách các thí sinh đăng kí dự thi tại điểm tiếp nhận.
2.1. Rà soát dữ liệu theo điểm tiếp nhận đăng ký dự thi: Chức năng cho phép in ra danh sách học sinh đăng kí dự thi tại các điểm tiếp nhận để cán bộ tuyển sinh, học sinh rà soát lại trước khi gửi dữ liệu cho phòng Giáo dục. Có thể in theo “Mã hồ sơ”, “Thứ tự nhập” hoặc “Theo A, B, C”.
2.2. Rà soát dữ liệu theo lớp: Chức năng in ra danh sách học sinh đăng kí dự thi tại các điểm tiếp nhận theo lớp. Có thể in theo “Mã hồ sơ”, “Thứ tự nhập” hoặc “Theo A, B, C”.
2.3. Nộp phòng GD&ĐT: Chức năng in ra danh sách để nộp về phòng GD&ĐT. Có thể in theo “Mã hồ sơ”, “Thứ tự nhập” hoặc “Theo A, B, C”.
2.4. Danh sách sắp xếp hồ sơ theo lớp: Sử dụng để sắp xếp lại trật tự hồ sơ của học sinh theo lớp.
2.5. Danh sách sắp xếp hồ sơ theo nguyện vọng 1:
2.6. Danh sách sắp xếp hồ sơ thi chuyên Trần Phú:
2.7. Thống kê ngoại ngữ theo điểm tiếp nhận:
3. Thống kê đăng kí dự thi (đơn vị)
Chức năng này giúp hiển thị thông tin, số lượng thí sinh đăng kí dự thi tại điểm tiếp nhận vào các trường THPT trên địa bàn thành phố.
4. Thống kê đăng kí dự thi (Toàn TP)
Chức năng này giúp hiển thị thông tin, số lượng thí sinh đăng kí dự thi tại các điểm tiếp nhận vào các trường THPT trên địa bàn thành phố.
5. Xem in kết quả sơ tuyển vào lớp 10 THPT chuyên
Cho phép người dùng xem và in thông tin sơ tuyển vào lớp 10 THPT chuyên
6. Điều chỉnh nguyện vọng xét tuyển
Đối với những thí sinh có nhu cầu thay đổi nguyện vọng xét tuyển (chuyên) người dùng sử dụng chức năng “Điều chỉnh nguyện vọng xét tuyển”.
Để điều chỉnh nguyện vọng xét tuyển chuyên của thí sinh người dùng nhấn vào nút “Thêm mới” sau đó nhập số báo danh hoặc mã phiếu của thí sinh.
Khi thông tin của thí sinh xuất hiện, người dùng chọn nguyện vọng cần thay đổi, sử dụng phím “UP” hoặc “DOWN” để di chuyển thứ tự của nguyện vọng.
Lưu ý: Chỉ thay đổi được trật tự của các nguyện vọng xét tuyển chuyên, đối với trật tự xét tuyển của các trường đại trà không thay đổi được.
7. In danh sách điều chỉnh nguyện vọng xét tuyển.
Cho phép in ra danh sách các thí sinh thay đổi nguyện vọng xét tuyển.
8. Xuất dữ liệu đăng kí dự thi ra Excell
Cho phép người dùng xuất dữ liệu đăng kí dự thi của điểm tiếp nhận ra file Excell.